Como escolher uma empresa de facilities: 7 pontos para avaliar antes de contratar.
Escolher uma empresa de facilities é uma decisão que pode impactar diretamente a segurança, a conservação, a organização e a rotina de um condomínio ou empresa.
Mais do que comparar propostas comerciais, é importante avaliar a estrutura operacional do fornecedor, sua experiência, seus processos de implantação, treinamento, supervisão e capacidade de resposta diante dos imprevistos do dia a dia.
Afinal, quando falamos em terceirização de serviços, estamos falando de profissionais que estarão diariamente dentro da sua operação, atuando em áreas como portaria terceirizada, limpeza profissional, controle de acesso, zeladoria, recepção, manutenção e outros serviços essenciais.
Por isso, antes de contratar, existem alguns pontos que todo gestor de facilities, administrador ou síndico deveria avaliar.
1. O que uma empresa de facilities realmente faz?
Uma empresa de facilities é responsável por assumir e administrar serviços de apoio essenciais para o funcionamento de condomínios, empresas e empreendimentos de diferentes segmentos.
Dependendo da necessidade da operação, a contratação pode envolver diferentes serviços:
Portaria terceirizada;
Controle de acesso;
Limpeza e conservação;
Recepção;
Zeladoria;
Rondas;
Manutenção predial;
Jardinagem e conservação de áreas verdes;
Serviços de apoio operacional;
Segurança eletrônica e soluções tecnológicas.
A principal vantagem da gestão de facilities está justamente na possibilidade de estruturar diferentes atividades de apoio de forma integrada, permitindo que o cliente concentre seus esforços em sua atividade principal.
2. Avalie a experiência e a capacidade operacional da empresa
O primeiro ponto a ser analisado é se a empresa possui experiência suficiente para assumir uma operação com as características e a complexidade do seu empreendimento.
Não basta verificar há quantos anos o fornecedor está no mercado. É importante entender em quais segmentos ele atua, qual estrutura possui e se já administra contratos semelhantes ao seu.
Uma operação em um condomínio residencial possui necessidades diferentes das encontradas em um centro logístico, uma indústria, uma concessionária, uma rede de lojas ou um condomínio comercial.
Antes da contratação, procure entender:
Quais segmentos a empresa atende;
Qual é sua estrutura operacional;
Se possui experiência com operações semelhantes;
Como funciona o suporte ao cliente;
Qual é sua capacidade para atender operações de diferentes portes;
Quais serviços podem ser integrados dentro do mesmo contrato.
Uma empresa de terceirização de serviços precisa demonstrar que possui estrutura compatível com aquilo que está propondo entregar.
3. Entenda como funciona a implantação da operação
Uma operação de facilities não deveria começar simplesmente quando o primeiro profissional assume seu posto.
Uma implantação bem estruturada começa antes, com levantamento das necessidades, planejamento dos recursos e preparação das equipes.
Por isso, uma das perguntas mais importantes antes da contratação é: existe um plano de implantação da operação?
Um processo estruturado pode contemplar:
Visita técnica ao local;
Levantamento das necessidades da operação;
Dimensionamento dos postos e equipes;
Definição de escalas e responsabilidades;
Planejamento da transição;
Recrutamento e seleção;
Treinamento dos profissionais;
Integração das equipes;
Definição de procedimentos operacionais;
Acompanhamento do início da operação.
Quanto mais estruturada for essa etapa, menor será a dependência de improvisos nos primeiros dias do contrato.
4. Verifique como os profissionais são selecionados e treinados
Em serviços como portaria, recepção, controle de acesso, limpeza e zeladoria, os profissionais representam diariamente tanto a prestadora de serviços quanto o próprio empreendimento.
Por isso, recrutamento e treinamento não devem ser tratados apenas como etapas administrativas.
Antes de contratar uma empresa de facilities, procure entender como os profissionais são selecionados, quais critérios são utilizados e como funciona a capacitação antes e durante a prestação dos serviços.
Também é importante avaliar se os treinamentos são compatíveis com as particularidades de cada posto.
Um profissional de controle de acesso, por exemplo, precisa compreender procedimentos de identificação, liberação de visitantes, entregas, prestadores de serviço e situações de exceção. Já uma equipe de limpeza profissional precisa conhecer produtos, equipamentos, técnicas, frequências e procedimentos adequados a cada ambiente.
5. Questione como funciona a supervisão
Mesmo equipes bem treinadas precisam de acompanhamento.
Por isso, entender como funciona a supervisão é fundamental na contratação de serviços terceirizados.
Pergunte ao fornecedor como são realizadas as visitas aos postos, como as ocorrências são registradas, quem acompanha a qualidade da execução e quais procedimentos são adotados quando alguma situação precisa ser corrigida.
Uma boa estrutura de supervisão contribui para:
Acompanhar a execução dos serviços;
Identificar desvios de procedimento;
Orientar as equipes;
Verificar necessidades específicas do cliente;
Registrar ocorrências;
Implementar ações corretivas quando necessário.
Na gestão de facilities, acompanhar a operação é tão importante quanto estruturá-la.
6. Entenda o plano para faltas e substituições
Férias, afastamentos e faltas fazem parte da realidade de qualquer operação que dependa de pessoas.
O ponto importante não é acreditar que essas situações nunca acontecerão, mas entender como a empresa está preparada para responder quando acontecerem.
Pergunte como funciona o processo de substituição, quais equipes são responsáveis pela cobertura e quais procedimentos são adotados para reduzir impactos na rotina do cliente.
Esse cuidado é particularmente relevante em operações de portaria terceirizada, controle de acesso, limpeza e outros postos cuja ausência pode afetar diretamente o funcionamento do empreendimento.
7. Avalie tecnologia, indicadores e comunicação
A tecnologia está cada vez mais presente na gestão de facilities.
Sistemas de controle de acesso, checklists digitais, registros de ocorrências, relatórios, monitoramento e outras ferramentas podem contribuir para tornar a operação mais organizada e gerar informações importantes para a tomada de decisão.
Antes de contratar, procure entender quais ferramentas o fornecedor utiliza e, principalmente, como as informações chegam até o cliente.
Tecnologia por si só não resolve uma operação. Ela precisa estar integrada a processos e pessoas.
Quando bem utilizada, entretanto, pode apoiar:
Registro e acompanhamento de ocorrências;
Controle de atividades;
Checklists operacionais;
Indicadores de desempenho;
Relatórios gerenciais;
Controle de acesso e segurança eletrônica;
Comunicação entre operação, supervisão e cliente.
Esse é um dos pontos em que a integração entre facilities, segurança e tecnologia pode gerar ganhos importantes para a gestão.
8. Não escolha uma empresa de facilities apenas pelo preço
Preço é um fator importante em qualquer contratação. O problema começa quando ele se torna o único critério de decisão.
Propostas aparentemente semelhantes podem esconder diferenças relevantes em estrutura de supervisão, treinamento, dimensionamento das equipes, benefícios, equipamentos, tecnologia, suporte operacional e capacidade de substituição.
Por isso, ao comparar propostas de terceirização de serviços, procure entender exatamente o que está incluído em cada uma delas.
Uma proposta de menor valor que não consiga sustentar a qualidade esperada pode gerar custos indiretos, retrabalho, reclamações e necessidade de uma nova contratação no futuro.
A decisão mais adequada é aquela que considera o equilíbrio entre custo, capacidade operacional, qualidade, segurança e nível de serviço.
9. Como a Maxxcomp estrutura suas operações de facilities?
A Maxxcomp atua no mercado de terceirização de serviços e gestão de facilities, atendendo condomínios residenciais e comerciais, empresas, centros logísticos, concessionárias, redes de lojas e operações de diferentes segmentos.
Nossas soluções podem integrar diferentes serviços de acordo com as necessidades de cada cliente, incluindo:
Portaria;
Controle de acesso;
Limpeza e conservação;
Zeladoria;
Recepção;
Manutenção predial;
Jardinagem;
Serviços gerais e apoio operacional;
Segurança eletrônica e tecnologia aplicada à operação.
Cada nova operação começa pela compreensão das necessidades do cliente e pelo planejamento dos recursos necessários para sua implantação.
O objetivo é estruturar pessoas, processos e tecnologia de forma compatível com as características de cada empreendimento, acompanhando a operação também após o início do contrato.
Checklist: o que perguntar antes de contratar uma empresa de facilities?
Antes de tomar sua decisão, utilize este checklist durante as reuniões com potenciais fornecedores:
A empresa possui experiência em operações semelhantes à minha?
Existe um plano estruturado de implantação?
Como os profissionais são recrutados e treinados?
Como funciona a supervisão dos serviços?
Qual é o procedimento para faltas e substituições?
Quais tecnologias são utilizadas na operação?
Como ocorrências e informações são comunicadas ao cliente?
Existem indicadores ou relatórios operacionais?
A proposta deixa claro tudo o que está incluído no contrato?
Está procurando uma empresa de facilities?
A contratação de uma empresa de facilities deve ser analisada como uma decisão operacional de longo prazo.
Experiência, planejamento, treinamento, supervisão, capacidade de resposta e tecnologia precisam ser avaliados em conjunto para que a escolha não seja baseada apenas no preço.
Se sua empresa ou condomínio está avaliando a contratação de serviços de portaria, controle de acesso, limpeza e conservação, zeladoria, manutenção ou segurança eletrônica, conheça as soluções da Maxxcomp.
